10/07/2020

Donaciones y buenas prácticas para mitigar riesgos de integridad durante la pandemia

En tiempos de crisis, y no hay lugar a dudas de que esta pandemia del Covid-19 ciertamente lo es, afortunadamente afloran sentimientos de solidaridad y empatía que nos llevan a querer ayudar al prójimo de manera inmediata. Esa necesidad nos impulsa a tomar decisiones y a ponerlas en práctica rápidamente, disminuyendo en muchos casos cuidados y controles que solemos implementar en épocas normales.

Así, por ejemplo, en este tipo de situaciones los Estados (y organismos públicos) suelen adoptar distintos tipos de decisiones orientados a acelerar sus procesos internos, a través de la flexibilización de requerimientos para realizar sus compras y contrataciones, a la vez de que se tornan particularmente predispuestos para la recepción de donaciones. Las empresas, a su vez, redefinen de manera expedita sus estrategias en materia de responsabilidad social empresaria (en caso de que las hubieran tenido) y deciden hacer donaciones, tanto en especie como de dinero, para ayudar a paliar las necesidades que estos escenarios generan.

La contracara de ello, es que los tiempos de crisis también se transforman en oportunidades para aquellos que sólo buscan maximizar sus beneficios, apelando a distintas tipo de maniobras irregulares.

Por eso, en estos contextos, para estar en condiciones de mitigar riesgos al tomar decisiones parece conveniente recordar una de las frases más conocidas de Napoleón Bonaparte: "Vísteme despacio, que tengo prisa".

Esta frase nos alerta acerca de que por más prisa que tengamos hay ciertos pasos que deben darse si queremos que las cosas salgan bien. Aquí, esto significará que la donación llegue en tiempo y forma a destino, que se haga un uso adecuado y eficiente de los recursos donados y que ella no nos genere consecuencias negativas (porque terminemos viéndonos envueltos en un hecho de corrupción o de lavado de activos o porque seamos víctimas de una situación de fraude).

En el logro de esos objetivos los Programas de Compliance tienen un rol estratégico que desempeñar. Vale recordar que estos programas están compuestos por acciones, mecanismos y procedimientos internos de promoción de la integridad, supervisión y control, orientados, al menos, a prevenir, detectar y corregir irregularidades y actos ilícitos; y que sólo son efectivos si han sido diseñados a medida de la organización –considerando su dimensión, capacidad económica y riesgos a los que está expuesta-, siempre que además cuenten con el apoyo explícito de la alta dirigencia, con un líder interno y logren impregnarse en la cultura organizacional.

Así, si una organización cuenta con un Programa posiblemente tendrá procedimientos que establezcan qué pasos deben darse para concretar una donación (como: verificar que ella esté contemplada en el plan anual de donaciones, que el receptor cumpla determinados requisitos y presente vasta documentación, que haya aprobación previa de determinadas áreas y autoridades), y cuáles de ellos podrán exceptuarse en casos de urgencias y emergencias. En cambio, si la empresa no contara con un Programa o con procedimientos, será necesario que extreme los cuidados antes de concretarla. Pero, cualquiera sea el escenario, para mitigar riesgos de integridad asociados a las donaciones, algunas buenas prácticas serían las siguientes:

• Es fundamental documentar internamente porqué estamos decidiendo lo que vamos a hacer, quedando comprendido en este análisis no sólo la definición del destinatario de la misma, sino también en qué consistirá aquello que daremos.
• Para tomar esta decisión, deberán considerarse no sólo los procedimientos internos de la empresa donante, sino también los que eventualmente regulen la actuación de quien la reciba para asegurarnos de que no los estamos vulnerado; esto último resulta particularmente relevante cuando el destinario de esos bienes es un organismo público.
• Respecto del objeto de la donación es importante que se defina para qué se donará y qué es lo que se donará (qué, en qué cantidades, en qué estado, dónde se entregará).
• Deben tenerse presente que las donaciones en dinero generan un alto riesgo y por lo tanto es recomendable evitarlas, mucho más aún si el destinatario será un organismo estatal. Ello en atención a que se trata de bienes fungibles, cuya trazabilidad se dificulta (por lo que puede no ser sencillo conocer el destino final dado a los mismos); podría hacerse un uso ineficientes de los mismos (porque, por ejemplo, se compraron insumos con sobreprecios), además de que podrían involucrarnos en una situación de lavado de activos, así como en una potencial violación a normas contables y tributarias; todo lo cual genera riesgos legales y reputacionales relevantes.
• Respecto al destinatario de la donación, es fundamental determinar por qué lo elegimos (en atención a su trayectoria, actividad, renombre, etc.) y documentar quién es, estableciéndose quién es el beneficiario final. Si bien es razonable reducir en estos supuestos el tipo de información que le requerirá al destinatario, en ninguna caso podrán obviarse requerimientos mínimos que nos permita concluir, por ejemplo mediante un análisis reputacional, que no se afrontarán riesgos financieros y ni reputacionales por ese donatario.
• Deben evitarse situaciones de conflicto de interés, tanto real como potencial, y muy especialmente si quien recibe es el sector público. Esto significa que debe hacerse un adecuado disclosure respecto a vínculos o intereses que puedan estar en juego (por ejemplo, si somos proveedores de quien recibe la donación, si estamos en el medio de un proceso de contratación o si tenemos la intención de serlo, no blanquearlos podría hacer que se asocie la donación con la intención de obtener algo a cambio, y ello, podría llegar a percibirse como un soborno). En estos casos, la regla es disclosure y excusación del involucrado, para luego pensar si es factible continuar como se pensaba o con qué cuidados.
• A su vez, también deben adoptarse recaudos sobre el momento de la entrega. Así, deben registrarse adecuadamente, a través de actas por ejemplo, la recepción efectiva de todo aquello que decidimos donar; y si donamos a una administración pública hasta que no exista acto administrativo que disponga su aceptación, la donación no debe concretarse.
• A mayor flexibilización del procedimiento previo, mayores deberán ser las medidas complementarias y de monitoreo que se adopten para garantizar el destino final de los bienes donados. Así, la empresa podría involucrarse en el destino y utilización de lo donado, establecer requerimientos para se acredite cómo ello se utilizó y/o acompañar en el proceso de distribución de lo dado, lo que además sumaría energía positiva a la organización y generaría alineación con un propósito positivo.

A través de estas ideas, lejos de procurar disuadirlos para que eviten hacer donaciones, lo que pretendí es brindar algunas pocas pautas para que podamos hacerlas de manera más segura.

Paula Honisch es abogada, máster en derecho penal, especialista en anticorrupción y criminal compliance. Directora ejecutiva de Honisch & Asociados. Diseña e implementa programas de compliance, políticas de integridad y de prevención de la violencia y el acoso en organizaciones del sector público y privado. @PaulaHonisch